1. Objeto
LLa presente Política tiene por objeto garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL haya recopilado.
Para efectos de la presente política RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL se considerará como el responsable de la información, cuyos datos con los siguientes:
- Nombre: RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL
- Identificación: NIT 41.751.782-2
- Ciudad: ARMENIA QUINDIO
- PBX: 6067467980/li>
- Correo Electrónico: radio.imagen@hotmail.com
- https://radioimagen.co
2. Ámbito de aplicación
La Política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento que se encuentre en poder RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFCIAL
3. Alcance
La presente Política aplica a la empresa, administradores, empleados, contratistas, clientes de RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL y a todas las bases de datos que se encuentren en poder de RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL Aplica para las relaciones entre RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL como Responsable y cualquiera de sus encargados.
4. Administración responsable
RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL comprometida con la correcta aplicación y cumplimiento de las normas de Protección de Datos Personales, tendrá al Consejo de Administración como foro de discusión de toda propuesta de modificación, fortalecimiento y mejora de la política que sea llevada por los miembros del consejo para su análisis y aprobación.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
d) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
e) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. Definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
d) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
e) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
6. Principios para el Tratamiento de datos personales
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas que autorice ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
7. Nombre e información personal recolectada.
El tipo de información recolectada varía conforme a la calidad del Titular con relación a RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL y en función de sus respectivas finalidades, tal y como se indica a continuación: Que RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL. ha identificado las siguientes bases de datos:
- Clientes
- Proveedores y/o Contratistas, Terceros
- Empleados
7.1 Información recolectada en la base de datos Clientes
- Nombre Apellido
- Número de identificación
- Número telefónico
- Dirección de correo electrónico (si se requiere)
- Dirección
7.2 Información recolectada en la base de datos de contratistas.
- Razón social / Nombre Apellido en caso de persona natural
- Número de identificación
- Dirección
- Número telefónico
- Dirección de correo electrónico
- Resolución de facturación
7.3 Información recolectada en la base de datos de Empleados.
- Nombre
- Número de identificación
- Fecha y lugar de Nacimiento
- Dirección
- Número telefónico
- Dirección de correo electrónico
- Información relativa a la Seguridad Social
- Estado Civil
- Personas a Cargo
8 Finalidades del tratamiento de la información.
La autorización para el tratamiento de sus datos personales, permite a RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:
1 El tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono), (4) solicitar y recibir información de las empresas clientes y proveedores de carácter público y/o privado la información personal.
8.1 Usos generales de las bases de datos
a. Almacenamiento.
b. Uso.
c. Circulación.
d. Procesamiento.
e. Supresión.
8.2La base de datos de Proveedores, Terceros y/o Contratistas tendrá las siguientes finalidades:
f. Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
g. Elaborar documentos, contratos, convenios y recibos.
h. Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.
i. Cumplir con las obligaciones contraídas por la EMPRESA con ocasión de los vínculos contractuales, en especial con relación al pago de facturas.
j. Informar al Proveedor sobre cualquier modificación de la relación contractual.
k. Evaluar la calidad y desempeño del Proveedor en cumplimiento de sus funciones derivadas de la relación contractual.
l. Realizar auditorías en virtud de la relación contractual.
m. Elaboración de directorio de la empresa y asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad.
Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información
n. Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
o. Elaborar documentos, contratos, convenios y recibos.
p. Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.
q. Cumplir con las obligaciones contraídas por la EMPRESA con ocasión de los vínculos contractuales, en especial con relación al pago de facturas.
r. Informar al Proveedor sobre cualquier modificación de la relación contractual.
s. Evaluar la calidad y desempeño del Proveedor en cumplimiento de sus funciones derivadas de la relación contractual.
t. Realizar auditorías en virtud de la relación contractual.
u. Elaboración de directorio de la empresa y asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad.
v. Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.
8.2 La base de datos de Empleados tendrá las siguientes finalidades:
a. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto contractual laboral.
b. Cumplir con las obligaciones contraídas por la EMPRESA con ocasión de los vínculos labores, en especial con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y seguridad social y otros establecidos por la EMPRESA y consagradas en el contrato de trabajo.
c. Informar al empleado sobre cualquier modificación de la relación contractual.
d. Evaluar la calidad y desempeño del empleado en cumplimiento de sus funciones derivadas del contrato de trabajo.
e. Realizar los descuentos de nómina autorizados por el empleado.
f. Realizar auditorías internas.
g. Creación de cuentas de correo electrónico laboral; elaboración de directorio de la empresa; asignar herramientas de trabajo; asignar claves y contraseñas, asegurar el Cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y otras obligaciones laborales;
h. Verificar referencias personales y laborales; contactar a sus familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en caso de emergencia.
i. La EMPRESA podrá hacer uso de sus datos personales para otras finalidades, siempre y cuando dichas finalidades sean compatibles y puedan considerarse análogas a las anteriores.
Obligaciones de RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados;
k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya inalizado el trámite respectivo;
l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
8.1 Deberes de los funcionarios Encargados del tratamiento de datos
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
d) Actualizar la información reportada dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.
f) Adoptar un manual interno de procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y la presente política y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares de datos.
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite”.
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. tener acceso a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
8.2 Prohibiciones
a) No podrán realizarse tratamientos de datos personales incompatibles con la finalidad autorizada por el titular o por la ley, a menos que se cuente con el consentimiento inequívoco del titular.
b) No podrá efectuarse el tratamiento de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, o de aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
c) Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
d) Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles 1 excepto cuando el titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento.
e) Se prohíbe el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública o que se cuente con autorización previa, expresa e informada otorgada por los respectivos padres de familia y/o representantes legales.
8.3 Derechos de los Titulares
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
b) Ser informado por RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales;
c) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
8.4 Persona o área Responsable de la atención de Peticiones consultas y reclamos RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL informa a los Titulares de información que la persona encargada de la atención
2 ley 1581 de 2012. Artículo 10. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. de peticiones, consultas y reclamos y en general para que los Titulares puedan ejercer sus derechos, es el oficial de protección de datos personales, a través de los canales dispuestos para ello en la presente política, en todo caso observando el procedimiento que se contempla a continuación.
8.5 Consultas y reclamos
8.1 Consultas:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL La consulta deberá ser formulada por el medio escrito, bien sea mediante comunicación escrita RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL, enviada al correo electrónico radio.imagen@hotmail.com Si la consulta resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la
consulta.
La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en este documento o en la ley, podrán presentar un reclamo.
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL enviada al correo electrónico radio.imagen@hotmail.com la cual deberá informar: Nombre e identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, correo electrónico, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no
mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8.2 Datos recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013.
3 Mediante las cuales es posible concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
Para los datos recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013 posteriormente compilado y derogado por el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL tiene a disposición de los Titulares, en sus oficinas las políticas de tratamiento de la información y en su página web: www.radioimagen.co así como el modo de ejercer sus derechos.
Así mismo, se darán a conocer estas políticas, a cada uno de los titulares de la información, al correo electrónico correspondiente, registrado en nuestras bases de datos, lo cual
se realizará a través de nuestro canal.
Si en el término de treinta (30) días después del envío del correspondiente correo electrónico, contentivo de las Políticas de Tratamiento para los Datos Personales, el Titular no ha contactado al responsable para solicitar la corrección, supresión, a autorización de sus datos personales, RADIOIMAGEN CENTRO RADIOLOGICO MAXILOFACIAL continuará realizando el tratamiento contenido en sus bases de datos para las finalidades indicadas en el aviso de privacidad.
8.3 Legislación nacional vigente
Esta Política se rige por lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, por la Ley 1266 de 2008, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
8.4 Vigencia de las bases de datos
Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.
